Türkiye’deki girişimlerin %99.8’i küçük ve orta ölçekli işletmeler olup diğer işletmelere oranla rekabette güçlenmek için e-dönüşüm süreçlerini hızlandırmaktadırlar.

Operasyonel yüklerini azaltmak için arşivleme ve fatura basma gibi işlemlerle uğraşmadan kağıt israfını da engellemiş olurlar.

E-Arşiv Faturayı  anlatmadan önce E-Arşiv Nedir ? sorusuna yanıt vermemiz gerekmektedir.

[lwptoc]

E-Arşiv Nedir

Gelir İdaresi başkanlığınca belirlenen kural ve standartlara uygun olarak düzenlenen faturaların muhafaza edilmesi, elektronik ortama taşınması ve elektronik ortamda raporlanmasını kapsamaktadır. e-Arşiv  sistemi ile hazırlanmış faturaların, gönderici ve alıcıarasında güvenli bir şekilde ulaşması için geliştirilmiş bir sistemdir. E-Arşiv  kullanıcısı olabilmek için ilk gerekli şart olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu,Vergi Usul Kanunu VUK 509  hükümlerine göre açıkça belirtilmiştir. 

E-Arşiv Fatura Nedir?

Bu sistem 2020 itibari ile zorunluluk haline gelecektir ; Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunda olduğumuz faturaların, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan kriterlere uygun biçimde düzenlenerek elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulama biçimidir.

Bu uygulamaya dahil olmak isteyen mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları şartı sunulmaktadır. e-Arşiv Faturasında e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak adlandırılmaktadır.

E-Arşiv Fatura uygulamasında, e-Fatura uygulamasından farklı olarak, oluşturulan faturalar, GİB üzerinden alıcısına iletilmektedir.

E- Arşiv Fatura Gereklilikleri

• E-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler, oluşturdukları e-Arşiv Raporlarını  ve ikinci nüsha elektronik belgelerini birbiri ile ilişkili bir şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu zaman dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.

• E-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler

• e-Arşiv Fatura uygulaması çerçevesinde hazırlanan evraklarda, 433 nolu tebliğ ile getirilen düzenlemeler haricinde ilk olarak Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan zaman ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulması gereklidir.

• e-Arşiv raporu içeriğinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmelidir.

• e-Arşiv Faturaları, uygun koşullar altında elektronik ortamda aktarılabileceği gibi kâğıt olarak da teslim edilebilmektedir.

Bu Uygulama yeni bir zorunluluk olduğundan hakkında eksik veya yanlış hükümler duymuş veya okumuş olabilirsiniz. En güncel bilgilere gurmewoo.com sitesinden ulaşabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu

İnternet üzerinden mal ve hizmet satan ayrıca 2015 ve müteakip hesap dönemlerinde brüt satış ciroları 5 Milyon TL ve daha yüksek olan işletme ve işletmelere e-Arşiv Uygulaması kullanma zorunluluğu getirildi. Söz konusu firmalar, 433 sıra no lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde açıkça belirtilmekte olan usul ve esaslar çerçevesinde ilgili hesap dönemine bağlı olarak gelir ya da kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği zamanı takip eden hesap döneminin başına kadar fiili geçiş hazırlıklarını ve başvurularını tamamlayıp e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır.

E- Arşiv Fatura İle E-Fatura Arasındaki Farklılıklar

İlk olarak E-Faturanın ne olduğunu tam olarak kavrayıp aralarında bulunan en göze çarpıcı ve en kolay hali yazmaya çalışacağız. Kâğıt baskısı ve türevleri hukuken bir değer ifade etmez, GİB aracılık görevi görmektedir, Formatı zorunlu olup mali mühür kullanılması esastır, Özel entegratör veya GİB kullanılmakta olup kullanımı belirli şartlar altında zorunludur.

E-arşive gelirsek burada durum biraz farklıdır ; Elektronik belge olarak basılmaktadır GİB’e rapor verilmesi zorunluluk olup serbest format kullanılır. Mali mühür ve zaman damgası ile onaylanıp saklanmalıdır. Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır. Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlı bırakılmıştır.

E-Arşiv Faturanın Avantajları

E-Arşiv faturadan faydalanan firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilmektedir.
e-Arşiv faturadan yararlanan mükellefler alıcıya faturalarını uygun koşullar altında elektronik ortamda iletebildikleri gibi kâğıt olarak da teslime şansına sahiptir.
e-Arşiv fatura uygulamasına geçiş yapan firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini minumuma indirebilmektedir.
e-Arşiv fatura içerisinde hazırlanan fatura kağıdı üzerine kaşe ve imza uygulanması, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması.